Integritetspolicy för ScheduleFai

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

ScheduleFai används av arbetsgivare för deras personal. Vem som är personuppgiftsansvarig beror på din roll:

• Anställd (eller någon annan som arbetar i en verksamhet som använder ScheduleFai): din arbetsgivare är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om dig, ditt schema, din tid, din frånvaro och din lön. Vi behandlar dem för arbetsgivarens räkning, som personuppgiftsbiträde, enligt avtalet med arbetsgivaren. Frågor om uppgifterna ställer du i första hand till din arbetsgivare.
• Arbetsgivare och kontoinnehavare: vi är personuppgiftsansvariga för uppgifterna om dig som kontaktperson hos vår kund, för support och för fakturering.
• Alla som använder ScheduleFai: vi är personuppgiftsansvariga för det vi behandlar för att hålla tjänsten säker och fungerande, som inloggningar och säkerhetsloggar, och för den här webbplatsen.

LogFai, den kostnadsfria stämpelappen, görs också av oss och delar personalregister med ScheduleFai. Stämplingar och platsen vid stämpling beskrivs i LogFais integritetspolicy.

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter som finns om dig beror på vad din arbetsgivare använder ScheduleFai till:

• Identitet och kontakt: namn, personnummer eller samordningsnummer (sparas krypterat och visas maskerat), födelsedatum eller utländskt id-nummer när personnummer saknas, e-postadress, mobilnummer, adress och kontaktperson vid nödsituation.
• Inloggning: lösenord (sparas bara som en säker hash), språk, vilka företag du hör till och dina behörigheter.
• Anställning: anställningsform, datum, befattning, omfattning, arbetsplats, personalgrupp, kollektivavtal, kompetenser, arbetsgivarens anteckningar och anställningsavtal med underskrifter.
• Lön och utbetalning: lön och lönehistorik, skattetabell eller skattesats, förmåner, eventuell löneutmätning, bankkonto eller IBAN, lönebesked, semester-, komp- och flexsaldo, utbetalningar och arbetsgivardeklarationer.
• Schema och tid: pass, önskemål om lediga pass, passbyten, tidrapporter, attest och ersättningar som OB. Stämplingarna kommer från LogFai.
• Frånvaro: sjukfrånvaro, graviditet, vård av barn, föräldraledighet, semester och annan ledighet, med typ, tid och det meddelande du själv skriver till din chef.
• Meddelanden och dokument: det du skriver i Meddelanden, bilder och filer du bifogar, och dokument som arbetsgivaren lägger upp åt dig, till exempel anställningsavtal och arbetsgivarintyg.
• BankID: när du skriver under ett anställningsavtal med BankID sparar vi BankID:s bekräftelse med ditt namn och personnummer, underskriften och BankID:s kontrollsvar, och enhetens IP-adress.
• Telefon och webbläsare: ett slumpat installations-id som appen skapar, telefonens modell, operativsystem, appversion och språk, aviseringstoken från Apple eller Google och, om du slår på aviseringar i webbläsaren, webbläsarens prenumeration.
• Säkerhet: IP-adress, när du loggade in och senast använde en enhet, och en historik över vem som ändrade vad och när. Historiken visar namn och e-postadress men aldrig lönebelopp, kontonummer eller hela personnummer.

3. Varifrån kommer uppgifterna?

• Från din arbetsgivare, som lägger in dig, ditt schema, din anställning och din lön.
• Från dig, när du till exempel lägger till ditt bankkonto, ändrar din adress, anmäler frånvaro eller skriver ett meddelande.
• Från LogFai, där du stämplar in och ut.
• Från BankID, när du skriver under ett avtal, och från Skatteverket, som svarar på arbetsgivardeklarationen.
• Från din telefon eller webbläsare: de tekniska uppgifterna ovan.

4. Varför, och med vilken rätt?

För anställdas uppgifter är det arbetsgivaren som bestämmer ändamålen och svarar för den rättsliga grunden. Vanligen gäller:

• Schema, tid, frånvaro och lön: att fullgöra anställningsavtalet och arbetsgivarens skyldigheter enligt lag, till exempel arbetstidslagen, semesterlagen, sjuklönelagen, skatteförfarandelagen och bokföringslagen.
• Arbetsgivardeklaration och arbetsgivarintyg: arbetsgivarens rättsliga förpliktelser. Arbetsgivarintyget skickas till Arbetsgivarintyg.nu bara när du har samtyckt till det.
• Anställningsavtal med BankID: att ingå avtalet och kunna visa att det är undertecknat.
• Meddelanden, aviseringar och passbyten: arbetsgivarens berättigade intresse av att planera arbetet och nå sin personal.

För det vi själva ansvarar för:

• Kundrelation, support och fakturering: avtalet med kunden, bokföringslagen och vårt berättigade intresse.
• E-post, sms och aviseringar om kontot (inbjudan, nytt lösenord och koder): att tillhandahålla tjänsten (avtal).
• Säkerhet, felsökning och att förhindra missbruk, till exempel säkerhetsloggar och spärr efter för många inloggningsförsök: vårt berättigade intresse.

5. Sjukfrånvaro och andra känsliga uppgifter

Uppgifter om sjukfrånvaro är hälsouppgifter, en särskild kategori av personuppgifter. Arbetsgivaren får behandla dem för att fullgöra sina skyldigheter inom arbetsrätten, till exempel sjuklön och karensavdrag (artikel 9.2 b i dataskyddsförordningen).

ScheduleFai har inga fält för diagnoser. Det som sparas är frånvarons typ och tid och det meddelande du själv skriver, krypterat. Kollegor ser aldrig orsaken till din frånvaro.

Personnummer används bara när det behövs, till exempel för lön, skatt, inloggning och BankID, och visas maskerat för den som inte behöver se det i sin helhet.

6. Vem får del av uppgifterna?

• Din arbetsgivare och de personer arbetsgivaren ger behörighet, till exempel chefer och den som sköter lönen. Kollegor ser ditt namn och dina publicerade pass på er arbetsplats, och det du skriver till dem i Meddelanden.
• Skatteverket: arbetsgivardeklarationen på individnivå (lön, skatt, förmåner och de frånvarouppgifter som krävs), när arbetsgivaren skickar den.
• Arbetsgivarintyg.nu (Sveriges a-kassor): ditt arbetsgivarintyg, när arbetsgivaren skickar det med ditt samtycke.
• Fortnox, om arbetsgivaren kopplar sin bokföring dit: lönens bokföringsunderlag, summerat per konto och kostnadsställe, utan uppgifter om enskilda personer.
• Arbetsgivarens bank, Fora och SCB: arbetsgivaren laddar ner filer, till exempel betalfilen med namn, konto och belopp, och lämnar dem själv.
• LogFai, vår stämpelapp, som delar personalregister med ScheduleFai.
• Våra underbiträden, som bara behandlar uppgifter för vår räkning: Hetzner Online GmbH (servrar inom EU), vår egen e-postserver och vår egen sms-tjänst för utskick, och Finansiell ID-Teknik BID AB för BankID.
• Apple och Google förmedlar aviseringar till appen, och webbläsarens leverantör förmedlar aviseringar till webbläsaren. De får en aviseringstoken och aviseringens text. Texten kan nämna ett namn, ett datum och vad det gäller, till exempel en frånvaroanmälan och dess typ, men aldrig meddelandetext, belopp eller personnummer.
• Myndigheter, när lag kräver det.

Vi säljer aldrig personuppgifter och lämnar inte ut dem för reklam.

7. Var behandlas uppgifterna?

Uppgifterna lagras och behandlas inom EU/EES. Undantaget är aviseringar: Apple och Google kan behandla aviseringstoken och aviseringens text utanför EU/EES, med de skyddsåtgärder som dataskyddsförordningen kräver, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

8. Hur länge sparas uppgifterna?

• Anställdas uppgifter: så länge arbetsgivaren använder ScheduleFai och enligt arbetsgivarens instruktioner. När avtalet med arbetsgivaren upphör raderar vi uppgifterna enligt avtalet, efter att arbetsgivaren har kunnat ta ut dem.
• Lön och bokföring: arbetsgivaren ska enligt bokföringslagen spara räkenskapsinformation, till exempel lönelistor och lönebesked, till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• Personalliggare (i LogFai): två år efter utgången av det kalenderår den gäller (skatteförfarandelagen).
• Undertecknade anställningsavtal och underskrifter kan inte ändras i efterhand och sparas så länge arbetsgivaren behöver kunna visa avtalet.
• Länkar och koder: länk för nytt lösenord en timme, inbjudan sju dagar och koder via sms tio minuter.
• Inloggningar: på webben högst 12 timmar (60 minuter utan aktivitet), i appen högst 30 dagar. När du loggar ut i appen tas aviseringstoken bort och enheten spärras.
• E-post: texten raderas när den har skickats.
• Serverloggar och säkerhetskopior: högst 14 dagar.
• Kundrelationen: så länge kunden har avtal med oss och därefter så länge bokföringslagen kräver för fakturor.

9. Appen, webben och aviseringar

• Ingen spårning: ScheduleFai, appen och den här webbplatsen använder inga analys-, reklam- eller spårningsverktyg och inget reklam-id.
• Cookies: webbappen använder bara nödvändiga cookies för inloggningen och för kopplingen till Fortnox. Några visningsval, som vald arbetsplats och vy, sparas i din webbläsare. Den här webbplatsen använder inga cookies.
• Kamera och bilder: appen använder kameran eller bildbiblioteket bara när du själv väljer att bifoga en bild i Meddelanden. Appen använder inte telefonens plats och läser inte dina kontakter.
• Face ID, Touch ID och fingeravtryck låser upp appen om du slår på det. Kontrollen sker i telefonen och når aldrig oss.
• Aviseringar: du väljer själv om du vill ha dem i appen eller i webbläsaren och kan stänga av dem i telefonens eller webbläsarens inställningar. Texten kan visas på låsskärmen och innehåller därför aldrig meddelandetext, belopp eller personnummer.
• Inloggningen i appen sparas i telefonens säkra lagring. När du loggar ut raderas den, och appens cookies och cache töms.
• Demoförfrågningar från den här webbplatsen öppnas i ditt eget e-postprogram. Inget skickas via webbplatsen.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig och få en kopia, få fel rättade, få uppgifter raderade, begränsa eller invända mot behandlingen och få ut uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format. Rätten att få uppgifter raderade gäller inte det som arbetsgivaren måste spara enligt lag.

• Anställd: vänd dig i första hand till din arbetsgivare. Mycket ser du själv i ScheduleFai, och din adress och nödkontakt kan du ändra själv under Mina uppgifter. Vi hjälper arbetsgivaren att svara.
• Kontoinnehavare och alla andra: skriv till oss på info@schedulefai.com. Vi svarar inom en månad.
• Radera kontot: se Radera konto.

Är du missnöjd med hur uppgifterna behandlas kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

11. Säkerhet

All trafik är krypterad (HTTPS). Personnummer, bankkonton, löneuppgifter, adresser, frånvaromeddelanden, Meddelanden och filer sparas krypterade på servern och i säkerhetskopiorna, och lösenord bara som hash. Krypteringen skyddar uppgifterna där de lagras; den är inte end-to-end. Var och en ser bara det som behörigheten tillåter.

För att hjälpa arbetsgivaren kan vår support logga in i företaget som arbetsgivaren, i första hand bara för att läsa. Det kräver ett angivet skäl, varar högst 60 minuter och loggas. Supporten kan aldrig ändra vart lönen betalas, skicka något till Skatteverket eller skriva under åt någon.

12. Kontakt

Tizfai Technologies AB, org.nr 559284-7379, Kumminvägen 1, 611 46 Nyköping. E-post: info@schedulefai.com.

13. Ändringar

Vi publicerar ändringar här med nytt datum och versionsnummer. Vid större ändringar meddelar vi dig i ScheduleFai eller via e-post.